Delegując pracownika do Niemiec, firma ma cztery podstawowe obowiązki: uzyskać w ZUS zaświadczenie A1, zgłosić delegowanie w niemieckim Meldeportal Mindestlohn (jeśli działa w jednej z branż objętych obowiązkiem), zapłacić co najmniej niemiecką stawkę minimalną, która od 1 stycznia 2026 roku wynosi 13,90 EUR brutto za godzinę, oraz prowadzić i przechowywać ewidencję czasu pracy. Firmy budowlane dochodzą do tego zgłoszenie do kasy urlopowej SOKA-BAU. Za brak ewidencji grozi kara do 30 000 EUR, za wypłatę poniżej stawki minimalnej – do 500 000 EUR i wykluczenie z zamówień publicznych.
Delegowanie to nie to samo co podróż służbowa ani co zatrudnienie pracownika przez niemiecką firmę. Poniżej masz obowiązki po kolei, z terminami, kwotami i wskazaniem, gdzie dokładnie składa się każde zgłoszenie.
Uwaga: ten wpis nie jest poradą prawną. Stawki minimalne, progi kar i branżowe układy zbiorowe zmieniają się co roku, a część obowiązków zależy od branży i długości delegowania. Swój przypadek potwierdź w ZUS, u doradcy podatkowego albo prawnika specjalizującego się w delegowaniu.
Delegowanie oznacza, że pracownik nadal jest zatrudniony przez polską firmę i podlega polskiemu ubezpieczeniu społecznemu, a jedynie tymczasowo wykonuje pracę w Niemczech na rzecz swojego polskiego pracodawcy. To rozróżnienie decyduje o wszystkim, co dalej: o tym, gdzie płacisz składki, jakie zgłoszenia składasz i którego kraju prawo pracy stosujesz.
W praktyce najczęstszy błąd polega na traktowaniu delegowania jak zwykłej delegacji i pomijaniu zgłoszenia po stronie niemieckiej. Kontrola sprawdza stan faktyczny, nie nazwę użytą w dokumentach.
Zaświadczenie A1 wydaje ZUS na wniosek pracodawcy delegującego, na formularzu US-3, który złożysz elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS albo osobiście w placówce. A1 potwierdza, że w okresie delegowania składki na ubezpieczenie społeczne pozostają w Polsce. Bez niego pracownik formalnie podlega niemieckiemu systemowi, a firma ryzykuje obowiązek zapłaty składek w Niemczech.
Jeśli delegujesz pracowników do jednej z branż wymienionych w § 2a niemieckiej ustawy o zwalczaniu pracy nierejestrowanej, masz obowiązek zgłosić delegowanie w portalu Generalzolldirektion przed rozpoczęciem każdej usługi. Podstawą są § 16 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu (MiLoG) i § 2a SchwarzArbG. Zgłoszenie składa się elektronicznie, zanim pracownik podejmie pracę – nie po fakcie.
Obowiązek zgłoszenia dotyczy między innymi budownictwa i rzemiosł budowlanych, elektroinstalacji, gastronomii i hotelarstwa, sprzątania budynków, przetwórstwa mięsnego, rolnictwa, leśnictwa i ogrodnictwa, opieki, gospodarki odpadami wraz z oczyszczaniem ulic i zimowym utrzymaniem dróg, montażu targów i wystaw, branży widowiskowej, przemysłu tekstylnego i odzieżowego oraz – co istotne dla firm transportowych – przewozu osób i spedycji, transportu i powiązanej logistyki.
Od 1 stycznia 2026 roku ustawowa stawka minimalna w Niemczech wynosi 13,90 EUR brutto za godzinę, co przy pełnym wymiarze czasu pracy daje około 2 343 EUR brutto miesięcznie. Od 1 stycznia 2027 roku stawka wzrośnie do 14,60 EUR. Decyzję o dwustopniowej podwyżce Mindestlohnkommission podjęła 27 czerwca 2025 roku.
Czas pracy delegowanego pracownika musisz zapisać najpóźniej do końca siódmego dnia kalendarzowego po dniu, w którym praca została wykonana, i przechowywać zapisy co najmniej dwa lata. Ewidencja obejmuje początek, koniec i łączny czas pracy każdego dnia. To najczęściej kontrolowany obowiązek, bo jest najłatwiejszy do sprawdzenia i najtrudniejszy do odtworzenia po fakcie.
Zagraniczne firmy budowlane delegujące pracowników do Niemiec mają obowiązek uczestniczyć w niemieckim systemie kas urlopowych i odprowadzać składki do ULAK, czyli kasy urlopowej i wyrównawczej budownictwa. Podstawą jest ustawa o delegowaniu pracowników (AEntG). Celem jest to, by pracownicy na niemieckich budowach mieli jednolite uprawnienia urlopowe, niezależnie od kraju pracodawcy.
Jeśli delegowanie przekroczy 12 miesięcy, do pracownika stosuje się już wszystkie obowiązujące w Niemczech warunki zatrudnienia, a nie tylko minimalne. Okres ten można wydłużyć do 18 miesięcy, składając umotywowane powiadomienie – trzeba to zrobić przed upływem pierwszych 12 miesięcy. Zasada wynika z dyrektywy 2018/957.
Za brak lub nieprawidłową ewidencję czasu pracy grozi kara do 30 000 EUR, a za wypłatę poniżej stawki minimalnej – do 500 000 EUR wraz z wykluczeniem z ubiegania się o zamówienia publiczne. Kontrole prowadzi Finanzkontrolle Schwarzarbeit, czyli komórka niemieckiej administracji celnej. Sprawdza dokumenty na miejscu wykonywania pracy, a nie w siedzibie firmy.
Zacznij od A1 i od ustalenia, czy Twoja branża jest objęta obowiązkiem zgłoszenia – te dwie rzeczy determinują cały harmonogram przygotowań. Poniżej kolejność, która sprawdza się przy pierwszym zleceniu w Niemczech.
Tak, ale Niemcy wymagają w tym celu krajowej wizy Vander Elst, wydawanej na czas konkretnego kontraktu i nie dłużej niż 90 dni w roku kalendarzowym. Wniosek składa się w wydziale wizowym Ambasady Niemiec w Warszawie, a firma musi wykazać legalne zatrudnienie pracownika w Polsce. Trybunał Sprawiedliwości UE zakwestionował tak wąską wykładnię, dlatego przy takim delegowaniu warto sprawdzić aktualną praktykę z prawnikiem – stan prawny się zmienia.
Jeśli pracownik wykonuje polecenia niemieckiego kontrahenta i pracuje w jego strukturze, to nie delegowanie, a wypożyczanie pracowników, czyli Arbeitnehmerüberlassung. Wymaga ono zezwolenia niemieckiej Bundesagentur für Arbeit, obok polskiego wpisu na listę agencji zatrudnienia. Bez obu zezwoleń taka współpraca jest nielegalna, a próba nazwania jej umową o dzieło nie zmienia oceny kontroli.
Nie – kierowców w transporcie międzynarodowym obejmują przepisy pakietu mobilności, a zgłoszenie składa się w unijnym systemie IMI, nie w niemieckim Meldeportal. Transport dwustronny i tranzyt są wyłączone z delegowania, natomiast kabotaż i przewozy cross-trade uruchamiają je od pierwszej operacji. Zgłoszenie składa się przez portal Posting Declaration podłączony do systemu IMI, jest ważne maksymalnie sześć miesięcy, wymaga osobnej deklaracji dla każdego państwa, a kierowca musi mieć je przy sobie.
Przy krótkim delegowaniu podatek zwykle pozostaje w Polsce, ale wystarczy, że nie jest spełniony jeden z trzech warunków z art. 15 ust. 2 umowy polsko-niemieckiej, i obowiązek przenosi się do Niemiec. Te warunki to: pobyt nie dłuższy niż 183 dni w okresie dwunastu miesięcy rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym, wynagrodzenie wypłacane przez pracodawcę bez siedziby w Niemczech oraz brak niemieckiego zakładu ponoszącego koszt tego wynagrodzenia. Do limitu liczy się każdy rozpoczęty dzień pobytu. To zagadnienie osobne od składek, które A1 zostawia w Polsce. Zasady rocznego rozliczenia opisaliśmy we wpisie o tym, jak rozliczyć PIT z Niemiec.
Delegowany z A1 zachowuje polskie ubezpieczenie zdrowotne i korzysta w Niemczech z karty EKUZ, ale EKUZ nie pokrywa leczenia skutków wypadku przy pracy – do tego potrzebny jest dokument DA1 z NFZ. Warto wyrobić go przed wyjazdem, zwłaszcza przy pracy fizycznej. Szerzej o dokumentach na pierwszy wyjazd piszemy w checkliście przed pierwszym wyjazdem do pracy.
Przepisy nie nakazują zapewnienia noclegu ani dojazdu, ale jeśli firma je zapewnia, obowiązują niemieckie warunki zakwaterowania, a dodatki i zwroty kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania nie mogą być gorsze niż u pracowników miejscowych w porównywalnej sytuacji. Oba te elementy należą do twardego rdzenia warunków zatrudnienia z dyrektywy o delegowaniu. Pilnuj przy tym jednej zasady: dodatek z tytułu delegowania liczy się do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy dokumenty jasno wskazują, która część jest zwrotem faktycznie poniesionych wydatków. Jeśli tego nie rozdzielisz, cały dodatek zostanie uznany za zwrot kosztów i nie zaliczy się do stawki minimalnej. Regularne rotacje pracowników obsługuje transport dla firm.
Źródła (stan na wrzesień 2026):
BMAS, Mindestlohnkommission i Piąta Mindestlohnanpassungsverordnung – podwyżka stawki minimalnej do 13,90 EUR od 1 stycznia 2026 r. i do 14,60 EUR od 1 stycznia 2027 r.; § 16 MiLoG i § 2a SchwarzArbG – obowiązek zgłoszenia i lista branż; § 17 MiLoG – ewidencja czasu pracy; § 21 MiLoG – kary do 30 000 EUR za naruszenia dokumentacyjne i do 500 000 EUR w przypadkach z ust. 1 pkt 13 oraz ust. 2; ZUS – formularz US-3 i poradnik o zaświadczeniu A1; art. 12 rozporządzenia (WE) 883/2004 – warunki i limit 24 miesięcy; art. 3 ust. 1 i 1a dyrektywy 96/71/WE w brzmieniu dyrektywy (UE) 2018/957 – twardy rdzeń warunków, delegowanie długoterminowe i umotywowane powiadomienie; AEntG i SOKA-BAU – kasa urlopowa dla firm zagranicznych; AÜG – zezwolenie na wypożyczanie pracowników; Ambasada Niemiec w Warszawie – wiza Vander Elst; pakiet mobilności, portal Posting Declaration i system IMI – delegowanie kierowców; art. 15 ust. 2 umowy polsko-niemieckiej o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Formalności można dopiąć z wyprzedzeniem, ale ekipa i tak musi dojechać na miejsce o konkretnej godzinie. Vipmar Tour odbiera pracowników spod wskazanych adresów w Polsce i dowozi pod adres w Niemczech, z elastycznymi terminami przy rotacjach i fakturą dla firmy. Sprawdź transport dla firm do Niemiec albo napisz do nas z liczbą pracowników i trasą – przygotujemy wycenę.